המציאות החדשה משגעת את הארגונים

עם החזרה מהמגיפה, האינסטינקט הראשוני של מרבית החברות היה לחזור למציאות שהייתה שם קודם.

גם אם החליטו שהעובדים יעבדו מהבית יום-יומיים בשבוע, מרבית המנהלים לא השכילו לאמץ את השינויים ומנסים לנהל ולהתנהל כאילו השנה האחרונה הייתה אפיזודה חולפת ואפשר לחזור לעבוד כרגיל.

מתברר שההתנהלות של "פעם" לא עובדת היום. אנו נמצאים במציאות חדשה - מציאות בה העבודה מרחוק היא עובדה קיימת, מציאות בה השתנו סדרי העבודה ואופי הביצוע לה, מציאות בה העובדים שינו תפיסות חיים. כמה שהמנהלים מנסים להתעלם מזה, הם אלה שחייבים להשתנות - לשנות תפישות, הרגלים ולהתאים עצמם למציאות של אחרי המגיפה.

מול מבול הדרישות לשינויים עומדים המנהלים קפואים ולא יודעים במה להתחיל קודם. שום ספר ניהול לא הכין אותם למתרחש היום. נהפוך הוא, יש שיטות ניהול שנפחו את נישמתן בתקופת הקורונה (כמו מיקרומנג'מנט עליה ארחיב בהמשך) ועל המנהלים מוטלת החובה להמציא עצמם מחדש.

אז במה להתחיל?

כמו שמתחילים להרכיב פאזל, ממליצים להתחיל במסגרת. במקרה שלנו ממליץ להתחיל בתכנון סביבת עבודה גמישה. הכוונה בעבודה גמישה - סביבת עבודה המתמקדת בביצוע העבודה עצמה, לא משנה היכן היא מתבצעת. המנהלים נדרשים להוביל ולנהל את העובדים/ צוותים לעמוד ביעדים ולבצע המשימות כאשר לא כולם נמצאים בהכרח במקום אחד.

שיטת ניהול אחת, ממוקדת תוצאות, המתאימה לצורות עבודה שונות. אין שוני בניהול אם מתבצעת במשרד או מרחוק.

אפשר להתחיל את תכנון העבודה הגמישה עם ארבעת הנושאים הבאים:

#1 לשנות את תכנון העבודה וההנחיות לביצוע - כאשר לא טריוויאלי שהעובדים נמצאים במשרדים וחלק מהתקשורת היא לא מיידית פנים מול פנים, צריך לפצל את המשימות לתתי משימות ואותן להוריד לשטח. אין מקום לדילמות, אין זמן. צריך להסתכל על היעד הסופי, איך ניתן להגיע לשם ולחלק הפעולות לביצוע. לא משנה איפה נמצאים העובדים, הם יודעים מה המשימות העומדות בפניהם. חשוב להדגיש, לפני שמורידים תתי משימות צריך ליידע את העובדים על המטרה הסופית כדי שכולם יהיו מכוונים לאותה נקודה.

#2 תפוקות ולא תשומות - זה היה נכון בתקופת המגיפה וזה נכון גם למציאות החדשה. מה שקובע זה

הביצוע לא שעות ההשקעה. לא משנה איפה נמצא העובד, גם במשרד, אם המשימות ירדו בצורה מדורגת עם זמני יעד ברורים (וריאליים) זו השפה בין המנהלים והעובדים, תיאום ציפיות שוטף לעמידה ביעדים. למרות שהאמירה שחוקה, בהרבה מקומות עבודה היא נשארה כסיסמא. זה נושא שמשנה מהותית את אופי העבודה. המנהלים נדרשים לשנות פרדיגמות הבקרה השוטפת, זו בדיוק ההתנהלות הנכונה בעבודה הגמישה.

#3 מותו של המיקרומנג'מנט - היות והנחת היסוד היא שיש עבודה אחת, אי אפשר לנהל באופן שונה עבודה מהמשרד או מרחוק. אחד היתרונות של עבודה מרחוק היא הגמישות של העובדים לבצע המשימות בזמן שנוח להם, כל עוד עומדים בלו"ז. אין טעם לבדוק (או לקבל דיווח) כל דקה מה עושים העובדים, זה מחטיא את המטרה. אם תהיה חלוקה נכונה של משימות, בלו"ז ידוע, השליטה של המנהל תהיה על הביצוע, ולא על זמן העבודה - וזו השליטה האמיתית.

#4 חשיבותם של העובדים - גם נושא שהיה בפוקוס בתקופת הקורונה ונשכח עם החזרה לשיגרה. חשיבות העובדים נשארה גם כאשר הסתיימה המגיפה. אי אפשר לתת להם את כל תשומת הלב בזמן הסגרים ולחזור לחשוב עליהם כמשאב עם החזרה. התפיסה שהעובד הוא אינדיבידואל ולא רק חלק מצוות היא תפיסה שעתידה להישאר. זה לא משנה איפה נמצאים העובדים פיזית, באינטרקציות מול המנהלים המימד האנושי חייב להתחזק. זה גם נותן מענה לשינוי התפיסה של העובדים כלפי עצמם וכלפי מקומם בסביבת העבודה.

למתקדמים אפשר להוסיף נושאים כמו חשיבה רשתית, בניית אמון, הנעה לקולבורציה, חיזוק הלמידה, פיתוח סביבת עבודה דיגיטלית - חיזוק השימוש בטכנולוגיה ועוד.

נכון, זה נשמע הרבה דברים שצריך לעשות וזה מצריך מהמנהלים להוסיף עוד פעולות לביצוע. אבל כמו כל דבר חדש בהתחלה זה יצריך מהמנהלים לעבוד "קשה" יותר אבל ברגע שזה יהפוך לחלק מהיום-יום בארגון, זה כבר יושרש בתרבות הניהולית.

ושוב, המפתח פה הוא הבנת המציאות ותכנון נכון.