עבודה גמישה הצד הפרקטי

אחד החסמים העיקריים ביישום עבודה_גמישה הוא האתגר לתפעל את סביבת העבודה החדשה באופן מעשי.

הרעיון ברור לרוב - הרשת מלאה מאמרים, דעות, סקרים מגמות והמלצות על הצורך להתאים את סביבת העבודה למציאות החדשה. גם מלמטה, מצד העובדים, עולה דרישה לשילוב בית-משרד. ארגונים מבינים שהם נדרשים לתכנן את השגרה החדשה ולעדכן את סביבות העבודה. אבל איך עושים את זה תכלס?

מומלץ להיעזר בטכנולוגיה, קשה מאוד לנהל את זה ידנית

מרבית הארגונים מנסים לשלוט על מצבת האנשים ומיקומם דרך גליונות אקסל, חלק בנו אתר אינטרנט ייעודי והמתקדמים ביותר פיתחו או רכשו אפליקציה לפיזור העובדים בלוקיישנים השונים. פתרונות אלו מתמקדים בעיקר ב הוטלינג (Hoteling), תזמון דינמי של שימוש בעמדות עבודה במשרדים. מה שמדגיש את החשיבה המכנית - יש עבודה מהמשרד, יש עבודה מהבית וצריך לחבר ביניהם. המיקוד הוא על המיקום ולא על ביצוע המשימות.

העבודה הגמישה מייצגת את החשיבה הרשתית בה הכל מחובר. למצוא את התמהיל האופטימלי בין הצורך לנוכחות פיסית, לתיחזוק הקשרים והאינטראקציות בצוותים, ובין מתן גמישות תעסוקתית לעובדים.

תכנון העבודה הגמישה מתבצע על פי צורך בפועל, לא בצורה שרירותית (1-2 ימי עבודה מהבית). הכל סובב סביב התפוקה וביצוע המשימות יחד עם התחשבות בהעדפות וצרכי העובדים.

הטכנולוגיה יכולה לעזור בשיבוץ העובדים (scheduling). קובעים חוקים (איזה צוות מגיע ומתי, באיזה יום כל אנשי המשרד מגיעים, עובדים שצריכים לעבוד יחד לצורך משימה מסוימת וכו'), על מערכת החוקים מוסיפים העדפות עובדים, ואפשר להוציא תכנון שבועי (לפחות) של תמהיל הנוכחות במשרד-בית והיכן יעבדו מול המשימות העומדות מולם.

מעבר לשיבוץ עצמו, כאשר אפשר להתממשק למערכות מקבילות כמו יומן פגישות (אאוטלוק) או ניהול פרויקטים (מונדיי או ג'ירה) אפשר לחבר בין פריטי המידע ולעשות אנליזה. לנתח את ביצוע העבודה, לבדוק את התפוקה ולעשות בקרה על יעילות החלוקה. תוצר נוסף של המערכת הוא לבחון בצורה אמפירית את ניצול המרחב המשרדי, האם אפשר לצמצם ולחסוך בעלויות.

אני לא מפנטז, קיימים יישומים דיגיטליים לניהול עבודה גמישה. אחרי שפגשתי את Alexandr Tsimerman, היזם מאחורי centralf.com (לשעבר stayhome.ai) ראיתי שהנושא אפשרי ואף יותר מכך. למרות שאני חשדן לכל ההבטחות של סטארטאפיסטים (כמו שימוש בבינה מלאכותית), פה הוא עמד יפה בחקירה הצולבת שלי שכללה הבנת תפיסת המציאות החדשה, פונקציונליות נדרשת ויכולות טכנולוגיות נחוצות. ממליץ לדבר איתו (אין לי קשר עיסקי, רק מתלהב מהפתרון שלו)

זו המהות של סביבת עבודה דיגיטלית, להשתמש ביישומים טכנולוגיים ככלי עבודה, במקרה זה תפעול הסביבה הגמישה.