עבודה מרחוק – זווית ההנהלה

כאשר ארגון מחליט לאפשר עבודה מרחוק נדרשת הערכות ארגונית. ההנהלה צריכה להבין שזה לא מסתכם בלתת לעובדים הנמצאים בבידוד אפשרות להמשיך לעבוד. זה חלק מתופעה רחבה של שינויים כשסביבת העבודה הופכת דיגיטלית, ומתן האפשרות לעבודה מרחוק מחזקת משמעותית את הארגון ומאפשרת לו להיות חסין (באופן יחסי) לשיבושים המתרחשים סביבו.

נכון, זה לא פשוט. אי אפשר לצפות מחברי ההנהלה לשנות את התנהלותם במיידי. אומנם #נגיף_הקורונה מכריח ארגונים להתגמש, אך ההרגלים, השמרנות, חוסר הידע והלחץ מונעים לבצע מהלך רוחבי ולהביא את השינוי במהירות הנדרשת.

ריכזתי 8 המלצות מעשיות עבור מנהלים וחברי הנהלה, כיצד להתחיל ליישם את השינוי ולתת לגיטימציה לעבודה מרחוק כדרך נוספת לביצוע העבודה.

1. להתנסות – לא מספיק להבין איך מתקיימת האינטראקציה מרחוק, נדרשת חוויה אישית. קיימו פגישה עם עמיתים דרך יישום טכנולוגי. לא צריך להיות בבית בשביל זה, אפשר לקיים הפגישה גם במשרד שכולם נמצאים בחדריהם, העיקר להתנסות. לחוש איך מתבצעת התקשורת, מה המגבלות, איפה ההזדמנויות. אחרי שמבינים "על בשרינו" איך זה קורה, הרבה יותר קל (ופחות מלחיץ) לתכנן את אופן העבודה או הדרישות.

2. להתמקד בתוצאות – לא לחשוב על שעות עבודה אלא על התוצאות. לא משנה אם חבר הצוות יתחיל את היום בשעות הבוקר המוקדמות או בלילה, צריך להבין שמה שחשוב זה ביצוע המשימות. לא אם הושקע X זמן (או מה העובדים עושים בבית). בקרת יעילות זה חשוב אבל כיום, כאשר המציאות היא שהעובדים לא נמצאים פיזית במקום העבודה ורשימת המטלות לא יורדת, יותר חשובה התפוקה. אם התוצאות טובות, חזקו את הצוות, תוקירו את העשייה, תנו אתגרים "נועזים יותר" אם התוצאות פחות טובות, תחקרו הסיבות ואתרו יחד עם הצוות אפשריות לתיקון. זכרו, שיתוף תוצאות בין חברי הצוות היא עוד דרך לחזק את המורל ולעודד שיפורים.

3. לשדר אמון וגמישות - אחד ההיבטים שאנשים הכי נהנים מהם בעבודה מרחוק הוא הגמישות. כאשר עובד קובע את שעות העבודה שלו נוצר איזון בין בית ועבודה. כאשר עובד בוחר היכן לעבוד זה מחזק את הפרודוקטיביות שלו. עם זאת, הדגישו לצוות כי גמישות באורח החיים לא אמורה לעכב את תהליכי העבודה ולכן חשוב לשמור על מסגרת ומבנה העבודה. אל תנטרו את שעות הפעילות של העובדים, ואל תעקבו אחר תוצאות פר שעות. במקום זה תקבעו תאריכי סיום ברורים ותוצרים מצופים. בכך תחזקו את תחושת האחריות הקולקטיבית. תבנו אמון על ידי תקשורת. אם אתם משבחים מישהו שהוא אמין, הוא תמיד ינסה לשמור על הרושם הזה. אם תתעלמו מזה, הוא לא יטרח להשתפר. יתרה מכך, ההתעלמות מנושא האמון יכולה להתפשט בין חברי הצוות וליצור סביבה עם תחושת חוסר אמינות.

4. להוריד בירוקרטיה – להבין איפה העבודה נתקעת בגלל הריחוק הפיזי. להבין שחלק מתהליכי העבודה משתנים בגלל המרחק. אם צריך לשנות משהו בשרשרת הפעולות על מנת שהעבודה תזרום, להתאים אותה למציאות. לא לפגוע בעבודה או "לעגל פינות" אלא להבין את תהליך ביצוע המשימות ואיך אפשר לייעל אותן. כולל שימוש בטכנולוגיות מתאימות (אפילו חתימה דיגיטלית הותיקה).

5. לבזר תהליכי קבלת החלטות – עובדים מרוחקים לא יכולים לדפוק בדלת ולהתייעץ. אם הצוות שלכם נשען עליכם בשביל לקבל החלטות עבורם, וזה מעכב את התקדמות העבודה, נסו גישות אחרות: - תודיעו שאתם סומכים על שיקול דעתם. הציגו ביטחון שהם מסוגלים לקבל החלטות ולקדם ביצוע המשימות. - עזרו לעובדים לקבל החלטות על ידי הפנייה לכיוונים שיעזרו להם. - שתפו מודל קבלת החלטות, למדו אותם כיצד להחליט ולא מה להחליט. אם יש לכם מודלים לקבלת החלטות שאתם משתמשים בהם, שתפו אותם עם הצוות. - אם יש התרחשויות קבועות וההחלטות הן לעתים קרובות טריוויאליות, בזרו סמכויות תבינו שמתן אוטונומיה לצוות (אפילו שזה בניגוד לנורמות שלכם) מחזקת את העובדים, את היכולות שלהם ואת המוטיבציה לביצוע המשימות.

6. להגדיר יעדים – מעבר ליעדים השוטפים אליהם עובדים צריכים להגיע, מומלץ להגדיר מטרות שייתנו אינדיקציה לגבי יעילות העבודה מרחוק (מהי תוצאה חיובית). הקפידו לשתף את כולם במטרות. בכך תיווצר שקיפות, שפה אחידה, כולם ינועו באותו כיוון והמוטיבציה ועבודת הצוות תשתפר. לטווח הקצר, יש לתת הדעת ליצירת יעדים שאפתניים אך מציאותיים. כך לכל הצוות יש מטרה משותפת. משהו שיוצר ערך אמיתי אך אינו מביא לשחיקה. לטווח הבינוני, שקיפות סביב יעדים ארוכי טווח מכוונת את הצוות שלך ויכולה להיות חיונית להעלאת המודעות והגברת המעורבות.

7. עזור לצוות לשגשג – כאשר אין אינטראקציה בינאישית, נדרש לתת דגש על תשומת הלב לצרכי העובדים המרוחקים. יש להיות ערים לסימני שחיקה או בדידות מצד העובדים, והאם אתם נדרשים לתמוך בהם ולחזק אותם. בניגוד ליומיום במקום העבודה צריך לסגל פעולות המביעות הערכה והוקרה באופן שוטף, כחלק מהתקשורת. כמנהלים הדבר תלוי בכם ויש להבטיח שחברי הצוות ירגישו מאותגרים מצד אחד ומוערכים מצד שני. מעבר לשיחות העבודה ולדיווחים השוטפים יש לקבוע שיחות 1:1 כדי שהעובדים המרוחקים ידעו שמקשיבים להם ותומכים בהם. הקשבה לצרכי העובדים הוא אחד המפתחות להנעת עובדים מרוחקים ומניעת תחושה שלילית או הרגשה ששכחו אותם.

8. להראות דוגמא אישית – השתתפות מנהלים באינטראקציות עם צוותים מרוחקים נותנת לעובדים את התחושה שהארגון מאמץ את השינויים ומחזקת את המוטיבציה של העובדים להיות פעילים, אפילו שלא נמצאים פיזית במקום העבודה.

זאת רק ההתחלה, בעיקר להמחיש את השינויים המחשבתיים הנדרשים ממנהלים בארגונים המעוניינים להכניס את העבודה מרחוק כדרך נוספת לביצוע העבודה.