עבודה מרחוק – מחשבות על פלטפורמות טכנולוגיות

המציאות בימי נגיף הקורונה הביאה את נושא סביבת העבודה הדיגיטלית מ"קונספט נחמד, אך לא הכרחי" לדרישת סף בארגונים אשר רוצים להמשיך את הפעילות כשהעובדים לא נמצאים פיסית במקום העבודה. לארגונים גלובליים בהם הצוותים מפוזרים, אין פה חידוש. אך לשאר הגדול זאת מציאות חדשה איתה הם מנסים להתמודד ואליה מנסים להסתגל.

הטכנולוגיה מאפשרת לנו לבצע את כל העבודה גם מרחוק. חיבור למערכות הארגון ולמחשב האישי שם, ומגוון יישומים הטכנולוגים מאפשרים לעובדים לתקשר עם עמיתים, לעבוד במשותף, לשתף ידע ולהמשיך להתנהל ולבצע את המשימות.

הצורך באמצעים טכנולוגיים על מנת להמשיך לעבוד ברור. אבל לרוב אין סנכרון בין הטכנולוגיה וההנהלות הארגונית. בפועל, מצד אחד, הכל משתנה - סביבת העבודה, כלי העבודה, האינטראקציות. מצד שני, לרוב, תהליכי העבודה לא משתנים ונשארים כמו ביומיום במשרד. חוסר ההתאמה גורם בסופו של דבר לסירבול, קצב עבודה יורד ועליה בתחושת אי נוחות ולחץ (שחיקה) על העובדים המרוחקים.

דוגמא, עשיתם פגישה בזום, במהלך הפגישה הוצגה מצגת ועליכם להתייחס אליה. רוב הסיכויים שכל המשתתפים יקבלו מייל עם המצגת ואז יתחיל שרשור של מיילים סביב ההתייחסויות (מישהו אמר reply all). אין אפשרות להיפגש במסדרון או לקפוץ למשרד השכן, הכל מתנהל דרך המייל. ברגע שהשיחה עברה למייל נעצרה השיתופיות. רק מזכיר ששרשור המייל שכזה הוא אחד מעשרות מיילים נוספים שמקבלים העובדים במהלך היום סביב נושאים שונים.

או שהארגון מנסה להיות כל כך מתקדם שהוא מציף את העובדים בכלים טכנולוגיים "המאפשרים" לעבוד מרחוק. לרוב אין קשר בין המערכות והעובדים מוצאים עצמם עוברים כל היום בין יישומים על מנת לעמוד בתהליך העבודה. זה מבזבז זמן ומפריע למיקוד.

כאשר סביבת העבודה הופכת לדיגיטלית חייבים לשנות תהליכי עבודה ולהתאים אותם ליכולות של הטכנולוגיה. זה win win, עבור הארגון הפרודוקטיביות עולה ועבור העובדים זה מפשט על עבודתם. זה לא תהליך ארוך, התשובות נמצאות אצלכם, צריך רק לשאול את השאלות הנכונות.

***

לגבי הטכנולוגיה, ההיצע מטורף, השוק מפוצץ בפתרונות ויישומים מתמחים. בכל נושא יש תחרות. אני לא איש טכני, אני איש של ארגונים. לכן כל ההתייחסות שלי מגיעה מנקודת המבט של ביצוע העבודה (צרכי המשתמש) ולא ניתוח היכולות הטכניות של היישומים.

כאשר עובדים מרחוק צריך יישומים המאפשרים תקשורת טובה ואפקטיבית, סביבה לשיתוף ואיתור מידע, כלים פשוטים המאפשרים התאמה אישית (או צוותית) וכמובן עמידה בדרישות אבטחת מידע.

בדרך כלל איני ממליץ על כלי כזה או אחר. מכיר את השוק ולכל ארגון יש את המערכות שלו והדרישות שלו. הפעם חורג ממנהגי – אני חושב ש Microsoft Teams הוא הכלי הטוב ביותר הקיים בשוק לניהול והתנהלות עובדים וצוותים מרוחקים. הסיבה העיקרית היא פתרון רוחבי (מול המון טכנולוגיות מתמחות). הכל נמצא במקום אחד. מרבית הצרכים של העובדים (והארגון) לביצוע משימות אישיות וציוותיות מרוכזים בסביבה אחת. נוחות עבודה משפרת פרודוקטיביות, תקשורת טובה מאפשרת שיתוף, חיבור העובדים מגביר חדשנות. ב Teams היתרונות ברורים:

+ כל ערוצי התקשורת נמצאים ביישום אחד – טלפוניה, צ'אט, שיחות וידאו, שיחות ועידה. ניתן לבצע שיחות 1:1 כמו גם שיחות קבוצתיות

+ ריכוז הקבצים והמסמכים המשותפים לצוות. חוסך זמן באיחזור מידע

+ שימוש ויצירה משותפת של מסמכי אופיס בצורה שקופה כחלק מהשימוש ביישום. לא צריך לפתוח תוכנות אחרות

+ אפשרות לתקשורת רחבה בין אנשי הצוות ויצירת סביבת שיתוף. כולל שימוש במדיה עשירה

+ חיבור למערכות מיקרוסופט מקבילות מאפשר חיפוש מתקדם של מידע או אנשים.

+ ביצוע סקרים ושאלונים על בסיס קבוע יחד עם ניתוח סנטימנט, מאפשר לחוש את מצב רוח הצוות

+ ניתן לשימוש גם בשלל מכשירים ניידים

+ במידה שיש לכם את חבילת 365, כל היישומים מחוברים בצורה שקופה וזה כולל תכנון עבודה, ניהול פרויקטים, הפקת סרטונים, ניתוח מידע (אנליטיקה) ועוד. one stop shop אמיתי

מניח שיש עוד יתרונות, חושב שזה ממחיש את חוזק הכלי, נוחות יחסית של שימוש, והמענה למרבית דרישות העובדים והארגון לעבודה מרחוק.

*** יש לזכור כי הטכנולוגיה לכשעצמה לא נותנת פתרון מלא, נדרשת התערבות ארגונית בתהליכי ההטמעה. חמש נקודות למחשבה:

1.אחידות - היום אפשר להוריד כל יישום מהרשת, צריך להחליט על כלים מוסכמים, ולתת הנחיות לשימוש אחיד ביישומים לעבודה מהבית. זה ימנע בלגן עתידי ובעיות של אבטחת מידע (רק אומר של-זום יש בעיה כזו).

2.תכנון - אם רוצים להצליח עם הטמעת יישום היוצר סביבה לשיתופיות בין העובדים, יש לתכנן את תהליך ההטמעה. זה לא חייב להיות תכנון ארוך, יש מגוון פעולות קצרות וחשובות (עוד לפני ההשקה) שעוזרות להגיע לשיעור אימוץ גבוה - להבין על איזה צורך עונים, מה האתגרים ואיך פותרים, איזה סוגי תכנים יהיו, איזה תוכן נעביר "בדחיפה" לחזק את הערך המוסף, מינוי גורם אחראי ועוד

3. מידרוג - לחשוב בגדול, לפעול בקטן. התחלתם להשתמש בכלי טכנולוגי? מעולה. תתחילו עם צוות קטן שיעבוד עם הכלי, אפילו לזמן לקצר. אחרי ההתנסות והפקת הלקחים, כאשר יש תשובות לאתגרים צפויים, אתם מוכנים להרחבה מדורגת של משתמשים. רושם ראשוני חשוב מאוד ליצירת אמון בין המשתמשים והכלי הטכנולוגי. אם תשחררו את הכלי לכל הארגון בבת אחת, הסיכוי של אי שימוש בגלל "חבלי לידה" גבוה מאוד (דבר שאפשר למנוע עם הערכות מקדימה)

4. מירכוז - החלטתם לעבוד בצוות עם Teams? תדאגו ש*כל* התקשורת או המידע הרלווטי לצוות או למשימה עוברת לכלי ומרוכזת במקום אחד. כולם משתמשים באותו ערוץ תקשורת. אין כפילויות במייל או בווטסאפ. ברגע שמתרגלים לזה נוצר מצב בו כל המידע מרוכז במקום אחד, מונע כפילויות ובזבוז זמן ומוריד את נפח המיילים שמקבלים.

5.שדרוג (העבודה) - להתאים את העבודה לטכנולוגיה (לא לכופף אחרת). מסיים עם מה שפתחתי, שינויים בתהליכי עבודה מול האפשרויות שמביאה הטכנולוגיה. אם ברמת הדיווח והבקרה (למשל, מדידה לפי תפוקה ולא שעות). אם בחיבוריות בין חברי הצוות/ העובדים (למשל, שיפור זרימת המידע) וניהול צוות שונה (למשל, סביבת שיתוף משפרת את תהליך קבלת החלטות).