עבודה מרחוק - 8 תובנות לעבודה אפקטיבית

שנה במציאות החדשה. אחד השיבושים הבולטים השנה התרחש באופי העבודה והמעבר ל #עבודה_מרחוק . מרעיון בדיוני טרם המגיפה למציאות יומיומית של עבודה מהבית והבנה שהנושא נשאר איתנו כחלק מצורות העבודה בארגונים.

העבודה מרחוק היא ייחודית. היא לא המשך העבודה הרגילה רק דרך שיחות וידאו אלא צורת עבודה בעלת מאפיינים משלה. תהליך היישום של עבודה מרחוק כחלק מהשיגרה הארגונית נמצא בתחילתו, גם עיצוב ההתנהלות מול עובדים מרוחקים מקבל צורה מוחשית יותר.

מתוך מעקב אחר הנושא בפרסומים שונים ובמתרחש בפועל, אספתי 8 תובנות המהוות להשקפתי את הבסיס לתכנון העבודה וביצוע יעיל שלה.

#1 עבודה לפי תפוקות ולא תשומות - אחת ההבחנות הראשונות במעבר לעבודה מרחוק הייתה הצורך לשנות את התפיסה המסורתית של ביצוע משימות בשעות העבודה הקבועות. ניתן לראות אימוץ של התפיסה החדשה בה העבודה מתבצעת בזמנים הנוחים יותר לעובדים, אבל זה לא מספיק. ביצוע המשימות הוא רק גורם אחד, כל תפיסת העבודה אמורה להשתנות. נדרשת העמקה - החל משינויים בהגדרת משימות ופירוק שלהן, דרך נושא המדדים והבקרה ועד חשיבה מחדש על מושג התפוקה, האם תפוקה מאובחנת בביצועים גבוהים או ביצירת סביבה (ותרבות) של צמיחה ארגונית ועסקית אשר מגדילה את שורת הרווח. .

#2 רידוד לוחות זמנים והשחרת שעות לעבודה עצמית - עבודה אינסופית דרך הזום שוחקת ופוגעת באיכות העבודה. יש לתכנן את לוחות הזמנים בצורה שונה - לא לעשות פגישות ברצף (לתת מספר דקות מנוחה בין פגישה לפגישה). לנסות לקצר פגישות ולעשות אותן יותר אפקטיביות (כן, גם בחצי שעה אפשר לסגור נושאים). לסגור שעות ביומן בלי פגישות שיוקדשו לעבודה עצמית. בעיקר להבין שבעבודה מרחוק יומנים עמוסים הם מתכון לקריסה כבר בטווח הקצר. .

#3 לפתח תקשורת - כאשר לא נמצאים פיזית אחד ליד השני התקשורת הלא מילולית חסרת משמעות. אין הבעות פנים ושפת גוף המעבירים מסרים כפי שהיה נהוג במשרד. הבנה זו היא הבסיס לתקשורת אפקטיבית. חייבים לדייק במסרים, ללמוד להקשיב, להגיד דברים ברורים ללא מקום לפרשנות, לתמצת ולהוריד מלל לא נחוץ, לתת מקום לשאלות, לא לקפוץ למסקנות מבלי לוודא שקיימת הבנה ועוד. זה נושא שצריך לתת עליו את הדעת, לתקשר באופן מודע מול המגבלות הקיימות. .

#4 לבנות ולתחזק אמון - יש המון מופעים לאמון, בוחר להתמקד בנושא המשוב. לפתח מערכת יחסים בו כל צד יודע שהצד השני רוצה בטובתו והמטרה של כולם לשפר את איכות העבודה. מנהלים יודעים לקבל משוב מהעובדים (ולתקן בהתאם), עובדים מרגישים שהמטרה היא לכוון ואין רצון להלבין את פניהם או להביך אותם. אמון הדדי מעלה את רמת ההקשבה והשיחה לגבהים ומשפר את אפקטיביות העבודה לאין שיעור. .

#5 לחזק את העובדים - דיברתי קודם על שפת הגוף, בעבודה מרחוק קשה להבחין במצבם הנפשי של העובדים. מנהלים צריכים להיות ערים לבעייתיות - לדעת להקשיב, לחוש חמלה, לתת אמפתיה ותמיכה, להיות אנושיים, לתת הוקרה פומבית (Recognition) לעזור בנושאים מחוץ לעבודה השוטפת, לנהל שיחות אישיות (עדיפות בטלפון ולא בשיחת וידאו), לעזור בפתרון בעיות ולשלוח עובדים לטיפול מקצועי במידת הצורך, להיות גמישים בדרישות במידה ומבחינים בקושי וכיוב'. בקיצור, להסתכל על העובדים ולראות מעבר למשימות היומיומיות. .

#6 לחבר את העובדים לעשייה - כאשר אין פינת קפה בה מנהלים שיחות חולין, כאשר אין מסדרון בו שומעים התרחשויות שונות, כאשר כל עובד נמצא לבד מול המשימות שלו (או מקסימום של צוות שלו), חשוב לחבר את העובדים לתמונה הגדולה, לעשייה הארגונית. עדכונים מקצועיים, הצלחות ואפילו אתגרים. לתת לעובדים את תחושת השייכות. לחזק להם את התחושה שהם לא משאב אלא הכוח המניע את הארגון וחשוב שידעו מה קורה. העדכונים לא חייבים להיות שוטפים אבל צריך להקדיש זמן לפעילות מסוג זה. .

#7 להשתמש בטכנולוגיה - קיימים יישומים טכנולוגיים-דיגיטליים לכל שלב בעבודה. הקידמה מאפשרת היום לבצע את מרבית המטלות והדרישות דרך פיתוחים טכנולוגיים. להיות מודעים לכלים הקיימים ולהשתמש בכלים המתאימים - החל משיחות וידאו ועד מערכות מקוונות לניהול לקוחות ופרויקטים. הפיכת העבודה מרחוק לנורמה היא הזדמנות מצוינת לאמץ טכנולוגיה, לעבור לסביבת עבודה דיגיטלית (שזה בעצם חלק מהעתיד) ולחזק את חווית העובד. .

#8 דרישה לחדשנות - דווקא עכשיו כאשר הכל משתנה זה הזמן לדרוש חשיבה חדשנית מהעובדים. תקופה של שינוי מצריכה מאיתנו להתאים את התפיסה וההתנהלות שלנו למצבים חדשים. אפשר לומר שההתאמה שלנו למציאות היא סוג של חשיבה חדשנית. עבודה בתנאיי שיבוש, שינויי תפיסה, חווית השינוי והסתגלות המהירה ממחישות כיצד ניתן ליצור ולאמץ חדשנות, אז למה לא להשליך את זה לתחומים נוספים בעבודה? השריר דרוך זה הזמן לנצל את זה.

++ עריכה - תוספת ++ #9 קביעת מדיניות עבודה מרחוק - לבצע תיאום ציפיות, סוג של "הסכם" עם העובדים ולקבוע גבולות גיזרה לביצוע שיחות/ פגישות. כאשר יהיה מובן מה מותר, מה אסור ומתי לא תהיה זליגה של עבודה לשעות הפנאי/ מנוחה/ משפחה. העבודה תתנהל בצורה מסודרת ותמנע שחיקה מוגברת של העובדים אשר מרגישים שהמנהלים מנצלים את המדיום מעלים דרישות וגולשים מעבר לשעות העבודה המקובלות. תודה חוה

כמובן שזאת רשימה חלקית. קיימים נושאים נוספים וחשובים. באלו בחרתי להתמקד.