עבודה מרחוק – עיצוב סביבת הקולבורציה

בתמונה, תרשים של סביבת שיתוף בין העובדים מתוך פרסום של מיקרוסופט שקיבלתי מחבר יקר.

כאשר אני מדבר על פיתוח סביבה לשיתוף, אחת מהנחות היסוד היא שלא לכולם יש את אותם הצרכים. אי אפשר לתת לכולם את אותו הפתרון עם אותם קווי פעולה. צריך לעשות סגמנטציה. פילוח של אוכלוסיית העובדים והבנת הצרכים של כל קבוצה. אחרי שמבינים את הצרכים אפשר לתת מענה מתאים שיאפשר סביבה לשיתופיות ושיתופי פעולה

זה מה שחיבר אותי לתרשים הזה. נעזוב לרגע את הלוגו בראש המסמך או האייקונים של היישומים, ונסתכל על התרשים בצורה קונספוטאלית. יש פה חלוקה לשלוש קבוצות: עובדים, צוותים, קהילות, והצגת הצרכים של כל קבוצה.

העובדים, צריכים ערוצי תקשורת במדיומים שונים מול עמיתים ומנהלים, ואפשרות לנהל את המסמכים ופריטי המידע הקיימים אצלם. הצוותים צריכים לתקשר ביעילות בתוך הצוות ומחוצה לו, לנהל מסמכים משותפים ולנהל משימות וזמן. בקהילות עובדים צריכים מקום בו אפשר לשתף מידע וניסיון, ליצור אינטראקציות, לחזק את המקצועיות, לחבר בין עובדים.

זו דוגמא מצויינת למיפוי סביבה של קולבורציה.

ועכשיו נחזור למציאות שלנו, נגיף הקורונה מחייב אותנו לעבוד מרחוק. מה שהולך לקרות (או שכבר מתרחש) שתיבת המייל תתחיל להתפוצץ ויהיה קשה מאוד לנהל משימות דרך מטר של אימיילים בנושאים שונים עם דרגת חשיבות שונה. כאשר אין אינטראקציה בין אישית הכל עובר למלל הכתוב. במרבית הארגונים האימייל הוא ערוץ התקשורת היחיד וה-overload של המיילים הוא בלתי נמנע. (רק מזכיר שלדבר על ענייני עבודה בווטסאפ זו בעיה של אבטחת מידע).

כדי לפשט ולייעל את העבודה, צריך לחשוב ולהחליט איך מרחיבים את סביבת השיתוף.

מה שיפה פה שלא חייבים להיכנס לתהליך ארוך טווח של אפיונים וניתוחים (גם כך אין זמן). כל המידע הנדרש לעיצוב נמצא אצלנו, צריך רק לשאול את השאלות הנכונות ולתת המענה המתאים. זה הכל עיניין של מיקוד.

נניח ומתמקדים בחיבור צוותים. מעבר לידע האישי, זה הזמן לשאול את חברי הצוות מה הם צריכים בשביל לתקשר ולשתף בינהם. זה נותן פרספקטיבה נוספת לצרכים וזה גם מחזק את חברי הצוות שמרגישים שמתייעצים איתם.

לאחר שגובשה רשימת דרישות-צרכים, זה הזמן לשתף את המנהלים בארגון ולראות איך אפשר לתת מענה ארגוני. אם זה מול ה CTO לגבי טכנולוגיות, אם זה מול מנהל התפעול לגבי השוטף, אם זה מול מנהל הפיתוח עבור כלים מתמחים (בהייטק), אם זה מול משאבי אנוש לגבי הערכות ארגונית וכד'. לחשוב פשוט, מורכבות היא האויב של הצלחת יישום השיתוף.

כמה טיפים פרקטיים: + להחליט על ערוץ תקשורת עיקרי – במידה ומחליטים שהתקשורת בצוות (או מול העובד) תהיה מול כלי שיתוף ייעודי (כמו Teams או Slack), עוברים לנהל את כל התקשורת והשיתוף רק שם (בלי לשלוח מייל לגיבוי). כך הכל מרוכז במקום אחד, מונע רעש, איבוד מידע ומאחד את הצוות.

+ להיעזר בטכנולוגיה - למרבית הדרישות לשיתוף יש מענה טכנולוגי. השתמשו ביישומים הקיימים בשוק. לא לוותר על כלים לניהול שיחות וידאו זה אחד היישומים הנחוצים. אבל לזכור, טכנולוגיה היא לא העיקר אלא רק הגורם המאפשר.

+ לנהל פרויקטים ומשימות דרך כלי טכנולוגי הפתוח לכולם – כאשר אין אינטרקציה בין אישית חשוב לחבר את חברי הצוות לתמונה הגדולה של הפרויקט וסטטוס המשימות. במידה ואינכם משתמשים בכלי כזה, זה הזמן (השוק מוצף בפתרונות). במידה וכן, הרחיבו השימוש והעלו את רמת הפירוט.

+ לשפר את התקשורת – תקשורת טובה היא הבסיס לשיתוף: - לקבוע פגישות קבועות בזמן קבוע (אחת ליומיים שעה 12:00). בין אם יש מה לעדכן או לא, האינטרקציה הקבועה יוצרת הרגל ושומרת על מתח עבודה. - לעודד יצירת אינטראקציות בין חברי הצוות, כולל מתן משימות הדורשות שיתוף פעולה. - לקבוע כללים לתקשורת – איך יוזמים, מי מוביל, תרבות שיחה בווידאו, קוד התנהגות במצבים שונים (כאשר לא פנויים או נושא מתעכב או נדרש להוסיף גורם נוסף לשיחה וכדומה).

+ לתמוך במתקשים להתחבר טכנולוגית – זה לא קל לכולם (ולא קשור לגיל). יש להבין מי במתקשים, לחזק המיומנויות שלהם, לתמוך בהם באימוץ הטכנולוגי. נקודה נוספת, להבין שאפשר ליצור קולבורציה גם ללא שימוש ביישום טכנולוגי. עלינו להיות פתוחים לדרך התבטאות שונה בין חברי הצוות ולראות איך אפשר לשלב הכל

+ לגוון בתכנים - לפרסם תוכן שלא קשור לעבודה אך קשור לרוח הצוות. לשבור שגרה על ידי פרסומים שיעלו את המורל ויגוונו את היום יום. למשל עריכת סבבי הכרות לצוות חדש או למצטרף חדש, פרסום יומי על 5 דברים שלא ידעתם על.. וכו'. אפשר לבנות רוח צוות ויראוטלי.

+ לחזק את העבודה המשותפת – בסעיף זה נכנסים כל הפעולות הארגוניות הנדרשות לחיזוק הצוות כמו: יצירת מטרות אחידות, שקיפות, אמון, ללמוד איך לתת ולקבל משוב, הוקרה הדדית ועוד. כל הנושאים שהטכנולוגיה לא מכסה אבל נדרשים לבניית תקשורת ושיתוף בצוות.

שוב, זו רשימה חלקית אשר נותנת המחשה לצרכים השונים ליצירת סביבת שיתוף.

אין לי קשר למיקרוסופט, ואני בדרך כלל לא ממליץ על כלים טכנולוגיים. גילוי נאות, חושב שה – office 365 הוא פתרון טכנולוגי מעולה לכלל הצרכים הארגוניים בכל הקשור ליצירת סביבת קולבורציה. אם יש לכם החבילה בארגון, זה הזמן להבין את היישומים המרכיבים אותה.