עבודה מרחוק – קהילות עובדים

אחרי שבין לילה עברנו למצב של עבודה מרחוק, מרבית העובדים מנסים להסתגל למצב החדש. אחת ההתמודדויות העיקריות, מעבר לאיזון עבודה-בית, היא היעלמות המימד החברתי בסביבת העבודה. הנתק כמעט מוחלט, הכלים הטכנולוגים בארגון לא נותנים מענה לעובדים המרוחקים בלהיות מחוברים לדופק של הארגון ולעשייה מסביב, מעבר למשימות האישיות-צוותיות.

קהילות עובדים הן המענה הטוב ביותר לחוסר האינטראקציה בין העובדים. כאשר חיבור האינטרנט הוא קו החיים העיקרי שלנו לעבודה, לקולגות ולקריירות, ניתן ליצור גם חיבור לסביבה שיתופית, לנהל שיחות ולקבל תגובות מאנשים שאותם רגילים לראות יום יום. נכון, יש את הווטסאפ אבל אלו לא ממש שיחות ונכון יש Teams או Slack אבל אלו יישומים שיהיו אפקטיביים למספר מסוים של משתמשים. (ואל תגידו שיש את הפורטל)

בקהילות עובדים אנו מדברים הצטרפות רחבה לקבוצות (בדומה לקבוצות פייסבוק), רק בסביבה מאובטחת המאפשרת לדבר חופשי (זה המקום להזכיר שקבוצות סודיות בפייסבוק הן לא באמת סודיות)

ב פן החברתי נפתחת לעובדים האפשרות להתחבר ביניהם, בקבוצות משלהם, לנהל שיחות ואפילו לתמוך אחד בשני. ברזייה ווירטואלית.

ב פן המקצועי מתאפשר חיבור רחב יותר של עובדים, מעבר לצוות. נפתחים ערוצי תקשורת מקצועיים המאפשרים שיתוף ומייעלים את העבודה.

ב פן ארגוני עולה האפשרות לשמור על קשר עם העובדים, לפתח תקשורת ולתת מענה לפניות בנושאים רוחביים.

איך מקימים קהילות לעובדים? שובה של הרשת החברתית הפנים ארגונית פלטפורמה המאפשרת לפתוח קבוצות וירטואליות, להקים קהילות עבור העובדים.

גם Teams\ Slack וגם רשת חברתית? כן! יישומי Teams\ Slack הם פתרון טקטי לחיבור בין אנשי הצוות והמשך עבודה גם מרחוק. כלים אלו מוגבלים מבחינת מספר המשתתפים על מנת להגיע לאפקטיביות הרצויה. מצד שני, רשת חברתית היא פתרון אסטרטגי לחיבור רחב של העובדים סביב תחומי עניין. ככל שיהיו יותר עובדים בקבוצה כך הקהילה תהיה אפקטיבית.

אין Teams\ Slack בארגון? ניתן להקים ברשת החברתית קבוצות עבור צוותים אשר יתנו מענה כמעט מלא לחיבור והפעלה שלהם.

חייבים לזכור כי להשיק פלטפורמה ולהמתין לעובדים שישתתפו, נדון לכישלון. חייבים להיות פרואקטיביים, לתכנן את הקמת קהילות העובדים ולנהל את תהליך ההטמעה. אמנם עכשיו סיכויי ההצלחה לאימוץ הרשת עולים היות וקיים הצורך לקשר בין עובדים המרוחקים, עדיין יש לבצע מספר פעולות מקדימות טרם ההשקה.

המציאות הנוכחית חייבה אותי לשנות את קו המחשבה בכל תכנון תהליך ההקמה. מצד אחד הנחות היסוד להפעלת הרשת נשארות – מתן ערך מוסף לעובדים הוא המנוע לאינגייג'מנט, בניית אמון הוא הבסיס לשיתוף, ופלטפורמה ידידותית תעודד את השימוש. מצד שני חייבים להתאים את ההמלצות למצב החדש - צריך לחשוב על השקה רחבה לכל הארגון (דבר שהתנגדתי אליו) או לתת לעובדים להקים קהילות משלהם (נושא שהייתי שמרן כלפיו).

אז איך מקימים רשת חברתית לכלל הארגון במהירות וביעילות?

1. כאשר עושים השקה רחבה צריך למצוא אלמנטים רחבים. לאתר נושאי עניין משותפים שיחברו את העובדים מרגע שהתחברו לרשת. מומלץ להקים ,עוד לפני ההשקה, 4-6 קבוצות שיתנו מענה לצרכי העובדים המרוחקים, יחברו אותם לארגון, יהיו הטריגר לכניסה לפלטפורמה. בנוסף יהוו העוגן לקהילות הארגוניות, ייתנו את התחושה של הביחד, יהיו הבסיס הרחב למערך הקהילות, ויניעו את העובדים להתחבר. כמה דוגמאות: - קהילה המנוהלת על ידי משאבי אנוש אשר תהיה מקור לפרסום עדכונים, ומתן מענה לפניות עובדים בכל הנושאים הקשורים לעבודה שמטרידים אותם. - קהילת שתופעל על ידי תקשורת פנים ארגונית, ערוץ תקשורת בין הארגון לעובדים. עדכונים, חדשות וקמפיינים פנימיים, כולל שימוש במדיה עשירה וקבלת תגובות מהעובדים. - מקום מרכזי של קורסים ולמידה, כולל השקה עתידית של קהילות למידה עבור הכשרות ספציפיות - קהילה למשתמשי תוכנות שכיחות בארגון. מקום מרכזי להתייעץ עם מומחים ולקבל טיפים לשימוש. מחליף את האינטרקציה הבן-אישית במשרד. - קהילה עבור מנהלי קהילות. תמיכה בעובדים שהקימו קהילות, לסייע להם בתפעול הקהילות שלהם. -קהילה לתמיכה בשימושי הרשת הפנים ארגונית (תמיכה טכנית למתקשים) - מקום לשיחה חופשית ושיתוף מדיה אשר תשפר את מצב הרוח ותגבש העובדים.

2. לפני הקמת הקהילות היזומות יש לתכנן את ההקמה שלהם - להבין מה מטרת הקהילה, מה היא יכולה לשפר, מה היא תתן לעובדים, איזה תוכן יהיה בקהילה, חשיבה על פוסטים מתוכננים מראש בנושאים שכיחים, הזמנה של 2-4 עובדים שיכתבו בתורם פוסטים בקהילה, פרסום 2 פוסטים (לפחות) לפני ההשקה, מינוי מנהלי קהילה ועוד. היות וקהילות אלו יהיו הבסיס לקהילות הארגוניות, יש לתכנן ולנהל את הקמת קהילות אלו על מנת להבטיח את הצלחתן

3. לבחור את הפלטפורמה הטכנולוגית ולבצע את כל פעולות ההכנה דרכה. זה יאפשר לכם לחוש את הרשת, איך מתנהלות השיחות וכו'. כך תהיו מוכנים להשקה

4. לתכנן את השקת הרשת החברתית- מה המסר שרוצים להעביר, איך להזמין עובדים (במייל), מה יהיה קמפיין ההשקה וכדומה

5. בזמן ההשקה יש להזמין ולעודד את העובדים לפתוח קהילות משל עצמם עבור הפעילות שלהם או לחיבור בינהם. כולל הסבר טכני איך פותחים קבוצות ומה הדגשים בתהליך הפתיחה. לא צריך לדאוג לעתיד הקהילות עם החזרה לשגרה. גם אם יסגרו כי לא יהיה בהן צורך, הרשת תמשיך עם הקהילות החזקות.

6. אחרי ההשקה יש לנטר את פעילות הרשת, להבין את ההתנהלות, איזה תוכן ייצר אינטרקציה (ואיך אפשר לשכפל אותו), אלו קבוצות מצליחות, איפה צריך לתת דגש ועוד. חשוב לטפח את האמון ולא לנטר ברמת התוכן קבוצות המוגדרות סודיות (קיימת אפשרות כזו ברשתות הפנים ארגוניות)

רוב העובדים זקוקים לסביבה המחברת ביניהם, בונה מערכות יחסים על אף החיבור מרחוק, מאפשרת שאלות למומחים, נותנת יכולת לאתר ולשתף ידע ועוד. בעיקר לספק פתרון לניתוק והיעלמות עולם העבודה הפיזי.