על חשיבותם של משאבי אנוש בשגרה החדשה
פוסט אורח שלי, התפרסם בבלוג HRportal
מגפת הקורונה הופיעה בחיינו ושינתה סדרי עולם. ההתפרצות הפתאומית של המגפה יצרה תחושה כללית של אי ודאות, הקהילה העסקית העולמית קפאה והעתיד לא היה ברור. בכל האווירה הכאוטית הזו ארגונים נדרשו לשנות חשיבה מסורתית ולאמץ צורות עבודה חדשות כדי שהעבודה תמשיך להתבצע ולהבטיח המשכיות התפוקה.
משאבי אנוש מילאו תפקיד מכריע בניהול המשבר ברמה הארגונית. משאבי אנוש היו הכוח המניע בשמירה על פרודוקטיביות העובדים ויציבות הארגון.
מתחילת המגפה נאלצו צוותי משאבי אנוש להאיץ את הפעילות הארגונית כדי לעמוד בקצב השינויים ולתת מענה – הובלת המעבר לעבודה מרחוק, תמיכה במנהלים, התאמת מערכות דיווח שכר, תמיכה במצוקות העובדים, שמירת המעורבות והמוטיבציה ועוד.
אי אפשר להתכחש להשפעת המגפה על ארגונים וכוח העבודה. השיבוש שנוצר מהופעת הנגיף יצר עולם שונה בתכלית בנוגע לאופן שבו אנו עובדים. אמנם אי הודאות לא נעלמה, ואיש אינו יודע כמה זמן זה יימשך או מה יהיו ההשלכות העתידיות, אבל כבר היום אפשר לראות את השפעות השיבוש. חזרנו מתקופת הסגרים למציאות חדשה. קיימים תחומים שהם כבר חלק מהשגרה הארגונית החדשה (new normal) – העבודה מרחוק, שינוי תפיסת העובד והעדפותיו, שימוש בדיגיטל ועוד. מטבעו של שיבוש, ברגע שהתרחש אין דרך חזרה, זה בסיס השינוי, מפה רק נתגבש קדימה.
להנהיג את המעבר לשגרה חדשה
צוותי משאבי אנוש ממשיכים לעמוד בראש מאמצי ניהול המשברים בארגון. האחריות על ניהול האנשים והתנהלות השוטפת ממקמים את נשות ואנשי משאבי אנוש באופן ייחודי כמובילים את הארגון להתאוששות ושגשוג. מנהלי משאבי אנוש ממלאים תפקיד מנהיגותי חיוני בעיצוב הדרך בה הארגון פועל מול האילוצים והשינויים.
דיי ברור כי יחד עם השינויים ומול השגרה החדשה, ארגונים יצטרכו לעצב את עצמם ואת סביבת העבודה באופן שתתאים לתמורות שחלו בארגון, בעבודה ובקרב העובדים. משבר הקורונה הדגיש את חשיבות יחידת משאבי האנוש ומציג הזדמנות נדירה עבורם לקחת את ההובלה על פיתוח סביבת העבודה, שדרוג תהליכים ארגוניים ובניית מערכות יחסים חדשות עם העובדים.
גודל המשימה ומורכבותה יכול להוות חסם בתהליך ההובלה. פירוק הנושא וקביעת סדרי עדיפויות יאפשרו לבצע התהליך באופן מובנה ומדורג. להלן 5 נושאים שלתפיסתי נותנים כיוונים לפעולה. אין חדש ברשימה, רוב הנושאים מוכרים ודיברו עליהם לא מעט, אבל ההקשר שלהם לשגרה החדשה והצורך בראייה ההוליסטית בשינוי, מקשרות את כלל הנושאים לכדי כיוון לתוכנית פעולה סדורה.
#1 למסד את העבודה מרחוק – העבודה מהבית בתקופת הסגרים הייתה לרוב תוצאה של אלתור. העבודה התבצעה אך לא הייתה מדיניות ארגונית אחידה, לא הייתה שיטת הפעלה עקבית, לא היו הדרכות לעובדים ועוד. חוסר האחידות יצר בסופו של דבר שחיקה בקרב העובדים.
העבודה מרחוק לא תעלם אלא תהפוך לצורה חדשה של ביצוע העבודה. אנו נדרשים להמשיך ולשכלל את תפעול השיטה, לקבוע מדיניות הפעלה, לתגבר את ההכשרה, לחזק את הקשרים והתקשורת בין העובדים המרוחקים, לשתף פעולה עם מערכות מידע סביב נושא האבטחה ועוד.
#2 לתכנן סביבת עבודה גמישה – כאשר העבודה מרחוק היא עובדה קיימת, נדרש למצוא את התמהיל הנכון של עבודה במשרד ומהבית – כיצד להבטיח עבודה אפקטיבית, לעמוד ברצונות העובדים ולשמר את רוח הצוות והאינטראקציות בין העובדים.
תכנון עבודה גמישה היא מעבר לשיבוץ עובדים בתחנות עבודה, מדובר על מערכת שלמה של שיקולים אופרטיביים ואנושיים המאפשרים ליצור עבודת צוות למרות שלא כולם נוכחים כל הזמן. התכנון מחולק לשניים – הראשון, קביעת מדיניות והתאמת תהליכי עבודה למצב החדש. השני, ניהול אופרטיבי של תנועת העובדים (קיימים יישומים דיגיטליים העוזרים לנהל את זה)
נושא זה מחזק את האחריות של משאבי האנוש על בקרת התפוקה של הארגון
#3 להשקיע בתרבות הארגונית – אי אפשר להתנהל בשגרה חדשה עם כללים ישנים. המציאות היא לא מה שהייתה, השוק והלקוחות השתנו, העבודה קיבלה תפנית. ארגונים נדרשים לחשב מסלול מחדש בכל הקשור להתנהלות שלהם פנימה והחוצה.
מצד אחד החוצה, לשוק, הארגון צריך לחשוב מחדש על התכלית (purpose) שלו ומה הוא מציע לשוק שאחרי שיבוש. מצד שני, פנימה, גם תנאיי העבודה ותפיסות העובדים השתנו. צריך לנהל את השינוי, להיות גמישים, לחזק את חווית העובד, לשנות תפיסות עבודה, לשפר צורות התקשורת, להדגיש את נושא האמון, להעצים מעורבות עובדים, לפתח את המנהלים, לטפח מערכת יחסים עם העובדים ועוד.
<חשוב לציין, לא הורסים ובונים מחדש אלא משמרים את יתרונות הארגון ועליו בונים את התרבות המשודרגת>
#4 לטפח את רִוְוחת העובדים – wellbeing – תחום ה – wellbeing היה בראש סדרי העדיפות הארגוני עוד לפני המגפה והופיע בכל דו"ח מגמות בשנים האחרונות. המגפה הוסיפה מימד נוסף, הדאגה היא לא רק לרִוְוחת העובדים אלא גם לבריאותם הפיזית והנפשית, החוסן שלהם והעמידות בפני שינויים.
זו עשייה רחבה הכוללת מימדים פיזיים, רגשיים, נפשיים ואפילו רוחניים. אלו לא הטבות אלא שינוי תפיסה של מה שארגון יכול לתת לעובדים שלו. מדובר על תוכניות סיוע לעובדים, קמפיינים לחינוך לבריאות וחוסן נפשי, מתן גישה לכלים ומשאבים, כל הדרוש כדי שהעובדים יוכלו לדאוג לעצמם ולמנהלים היכולת להוביל ביעילות את הצוותים שלהם.
#5 להגביר השימוש בטכנולוגיה דיגיטלית – המגיפה הכריחה אותנו להשתמש ביישומים דיגיטליים. העבודה מרחוק שנכפתה עלינו חייבה את כולם, כולל הטכנופובים, לדבר מרחוק, להשתמש בשירותי ענן, לעבוד דרך המובייל ועוד. ההסתגלות הייתה מהירה, השד לא היה נורא כל כך והשימוש בטכנולוגיה דיגיטלית הוא כבר חלק מהמציאות החדשה.
עכשיו זה הזמן להניח את כל המעצורים להתחיל להשתמש בטכנולוגיות משאבי אנוש (HR Tech). קיימים יישומים התומכים בכל פעילויות היחידה, החל מניהול העבודה הגמישה ועד שכר והטבות. אנחנו נמצאים בעידן הדיגיטלי זה הזמן לנצל את האפשרויות שמביאה הטכנולוגיה לשיפור העבודה ומיצוב יחידת משאבי האנוש כחדשנית.
נכון, כל נושא הוא עולם ומלואו, לא ממליץ לנסות לעשות הכל בבת אחת, בואו נתחיל עם נושא אחד, אפילו תת נושא – העיקר לעשות!
לסיום, נגיף הקורונה הפך למאיץ לאחד השינויים גדולים במקום העבודה (ובכלל). שום דבר לא יחזור לינואר 2020. משאבי אנוש הם המפתח לתמיכה בארגון במעבר לשגרה החדשה. זו הזדמנות חד פעמית של מנהלי.ות היחידה להוביל מהלכים משמעותיים ולהיות גורם דומיננטי היושב על צמתי החלטה הקשורים לעתיד הארגון. זה הזמן להנהיג את המעבר לשגרה החדשה.